Algemeen
Als Hups hebben we op het gebied van vertrouwen, discretie en professionaliteit een reputatie hoog te houden. Dat is ons bestaansrecht. Dat geldt ook voor de persoonlijke administratieservice. Niemand behalve diegene die het nodig hebben om goede diensten aan u te kunnen leveren hebben inzicht in uw gegevens. Door de aard van onze dienstverlening beschikken wij over bepaalde gegevens van u. Wij verwerken persoonsgegevens (zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, afgenomen diensten en abonnementsgegevens) voor de volgende doeleinden:
- Het (technisch) mogelijk maken van de dienstverlening.
- Voor het accepteren en verwerken van uw aanvraag voor een van onze diensten.
- Het beheer van de relatie tussen u en Hups waaronder alle activiteiten in verband met de voorbereiding en de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, zoals nota aanvraag, klachtafhandeling en advisering.
- Het factureringsproces, waaronder het opstellen en afdrukken van een nota, incasso, fraudepreventie en fraudeonderzoek, call monitoring en interconnectie-betalingen.
- Ten behoeve van een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder beveiliging, risicobeperking, integriteitonderzoek, behandeling van ongewenste oproepen, uitbreiding en verbetering van dienstverlening.
- Het doen van marktonderzoek en marketing- en verkoopactiviteiten (ook na beëindiging van het contract) ten behoeve van de dienstverlening en de verkoop van producten en diensten van Hups.
- Het aan u verzenden van elektronische berichten direct gerelateerd aan een verzoek van u aan ons, zoals het inplannen van een bezoek.
- Het aan u, slechts met uw uitdrukkelijke instemming, verzenden van elektronische berichten met aanbiedingen voor en informatie over producten en diensten van Hups (zoals bijvoorbeeld via uw account en per e-mail).
Daarnaast zijn er nog de gegevens die de dienstverleners nodig hebben om goede zorg te kunnen leveren. Hierbij is een deel van uw persoonsgegevens nodig, bijvoorbeeld uw naam en adres. Maar niet uw bankgegevens. Telefoonnummer en email adres versturen we alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Daarnaast hebben de dienstverleners ook gegevens nodig over uw hulpvraag en thuissituatie zodat ze goed weten wat zij moeten doen.
Een deel van de zorginformatie verandert over tijd. Onze digitale dagboekberichten zorgen ervoor dat anderen die bij uw zorg betrokken zijn op afstand op de hoogte gebracht kunnen worden van wat er speelt (welke zorgtaken er zijn uitgevoerd) en eventuele signalering van potentiele risico’s. Voor optimaal goede zorg zijn er drie groepen die op de hoogte dienen te zijn van de thuissituatie:
- De primaire mantelzorger (vaak kind of partner, deze wijst u zelf aan)
- Deze persoon krijgt inzage in elk dagboekbericht en in uw persoonlijke gegevens.
- De dienstverleners
- Zij krijgen inzage in elk dagboekbericht wat is ingevoerd tussen hun eerste bezoek bij u en hun laatste bezoek bij u (dus niet alle afspraken uit het verleden voordat de student bij u actief was, of afspraken van andere dienstverleners na hun laatste bezoek bij u).
- Professionele zorgpartijen (zoals de huisarts, wijkverpleegkundigen, fysiotherapeut etc.).
- Zij worden alleen ingelicht als er iets gesignaleerd wordt waar iedereen van op de hoogte moet zijn.
- U bent zelf de enige die bepaalt of en welke zorgpartijen hiervoor worden aangewezen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Hups kan de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
- Personalia, inclusief contactpersonen / next-of-kin
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum, geboorteplaats, geslacht en burgerlijke staat
- Financiële en administratieve gegevens
- Gegevens betreffende een verzekeringsmaatschappij en verzekeringsgegevens
- Gegevens betreffende andere zorgverleners, een zorginstelling, zorgkantoor en/of uitvoeringsinstelling
Hups kan de volgende bijzondere persoonsgegevens van u verwerken:
- Burgerservicenummer (BSN)
- Zorginhoudelijke gegevens
Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Hups bewaart de klantdossiers tot vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening. Daarna worden de gegevens binnen één jaar onherleidbaar geanonimiseerd.
Wie hebben toegang tot mijn gegevens?
Uitsluitend de medewerkers in dienst van Hups die daartoe zijn aangewezen door Hups en die voor het uitoefenen van hun werk toegang nodig hebben tot deze gegevens. Hups maakt gebruik van leveranciers die in principe ook bij deze gegevens kunnen; dit is overeenkomstig met de AVG afgedekt in verwerkersovereenkomsten.
Met wie kunnen mijn financiële gegevens worden gedeeld ten behoeve van het declaratie proces?
Hups kan in de uitvoering van de dienstverlening uw persoonsgegevens delen met:
- Het betrokken zorgkantoor
- De betrokken zorgverzekeraar
- De betrokken gemeente
- Het CAK (t.b.v. de berekening eigen bijdrage)
- Wanneer sprake is van onderaanneming, de andere betrokken zorgorganisatie
Anders dan bovenstaand verstrekt Hups persoonsgegevens niet aan derden, tenzij dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift.
Welke rechten heb ik ten aanzien van mijn persoonsgegevens?
Hups is de verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de verwerking van de persoonsgegevens. Alle vragen inzake privacy kunnen direct aan Hups worden voorgelegd. U kunt ook altijd contact opnemen om de verleende toestemming in te trekken, het recht uit te oefenen op inzage, voor rectificatie of het wissen van de persoonsgegevens, om beperking te vragen van de verwerking van de persoonsgegevens, om bezwaar te maken tegen verwerking daarvan en om het recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen. Graag uw vraag of verzoek per e-mail versturen aan info@hups.nl.
Klachten over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u melden bij de Functionaris Gegevensbescherming van Hups. Graag uw klacht kenbaar maken per e-mail aan info@hups.nl t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming. Mocht uw klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kunt u de klacht daarna voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?
De bescherming van uw persoonsgegevens vindt Hups erg belangrijk. Daarom treft Hups technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Denk hierbij onder andere aan de beveiliging van de systemen, computer(netwerken) en servers. Omdat Hups bij enkele processen ook bijzondere persoonsgegevens verwerkt, voert Hups privacy impact assessments (PIA’s) uit op de processen waar dat het geval is.
Daarnaast zijn alle medewerkers van Hups verplicht tot geheimhouding. Uw persoonsgegevens zijn intern alleen toegankelijk voor die medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben om u op de juiste wijze de diensten te kunnen verlenen. Een verzoek van u tot geheimhouding van bepaalde persoonsgegevens, bijvoorbeeld uw adres, zal Hups, binnen de eisen die wettelijk worden gesteld, altijd honoreren.
Als u de indruk hebt dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Hups verzamelde persoonsgegevens, neemt u dan contact met Hups via info@hups.nl.